Digitale Betreibsprüfung und wie Datenschränke Ihnen helfen

1.Aufbewahrung und Archivierung:

1.1) Dokumente und Daten (Aufbeahrungsdauer und Aufbewahrungsart:)
Grundsätzlich haben sich Ihre Aufbewahrungspflichten als solche nicht geändert. Es gilt nach wir vor eine Aufbewahrungsdauer von mindestens sechs Jahren. Buchungsbelege, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und Eröffnungsbilanz sind mindestens zehn Jahre lang aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 AO).

1.2) Was müssen Sie zusätzlich aufbewahren?
Zur Sicherstellung der Prüfbarkeit Ihrer elektronischen Daten müssen alle für die Auswertung erforderlichen Dokumente aufgehoben werden. Dazu zählen alle Arbeits- und Organisationsanweisungen wie Programmbeschreibungen, Umwandlungslisten sowie Kontenpläne mit Informationen über das Entstehen und Lesen der Handelsbücher. Mit anderen Worten Papier und Computermedien gleichermaßen.

1.3) Wie sollten Sie die Daten archivieren?
Die Archivierungsvorschriften sind sehr stark verschärft worden. Alle in elektronischer Form hergestellten Daten sind auf maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträgern wie Festplatten, CDs, Streamer-Tapes oder Sonstige zu archivieren. Digitale Daten müssen Sie während der gesamten Aufbewahrungsfrist revisi-
onssicher speichern, also unverzüglich lesbar machen können.

1.3.1) Systemwechsel:
Bei einem Systemwechsel Ihrer EDV-Anlage muss das neue System in der Lage sein, die alten Daten lesbar und auswertbar zu übernehmen. Ist dies nicht der Fall, sollten Sie das alte System, die Software und vor allem die Daten weiterhin vorhalten.

1.3.2) Haltbarkeit:
Beim Speichermedium wird eine ausreichend lange Haltbarkeit angenommen. Bitte prüfen Sie von Zeit zu Zeit Ihre alten Daten auf Lesbarkeit.
Bedenken Sie auch, dass der Speicherplatzbedarf während der Aufbewahrungsfrist von Jahr zu Jahr größer wird, auch wenn die Speichermedien immer kompakter werden.

2.) Prüfsoftware IDEA:
Damit die Betriebsprüfer künftig 100 Prozent der relevanten Daten der Steuerpflichtigen analysieren können, hat die Finanzverwaltung die Prüfsoftware „IDEA” angeschafft. Das Programm wurde vor circa 17 Jahren vom Kanadischen Rechnungshof entwickelt und ist schon seit längerem international im Einsatz.

Die Finanzverwaltung hat ihre 14.00 Außenprüfer mit diesem bewährte Programm ausgestattet. Prüfunge werden demnächst nicht nur schneller ablaufen, sondern es werden derselben Zeit mehr Daten geprüft als dies zu Zeiten ohne digitale Medien noch der Fall war.

2.1) Was kann IDEA?
Das Programm kann auch sehr große Dateien problemlos bearbeiten. Die Verarbeitungsgeschwindigkeit ist ins Vergleich zu anderen gängigen Programmen sehr hoch und die Software ist in wenigen Minuten installiert.

Tipp: Revisionssichere Archivierung Ihre Daten und Dokumente in qualifizierten und zertifizierten Datenschränken der Hersteller Format, Lampertz oder Adolphs.