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Hängeregistratur: Wer als Unternehmer oder Freiberufler große Mengen an Dokumenten und Akten aufzubewahren hat und diese wegen Platzmangel oder Unübersichtlichkeit vernichtet, kann sich in große Gefahr begeben. Im schlimmsten Fall drohen Ordnungsgelder, Zwangsschätzung durch das Finanzamt und/oder der Verlust von Steuervergünstigungen. Andererseits sammelt sich im Laufe der Firmenexistenz so einiges, an Wichtigem und "scheinbar Unwichtigem", an. Wer hier nicht Ordnung und System schafft kann schnell den Überblick verlieren. Die Ablage bzw. die Aufbewahrung von Dokumenten, Akten, Papieren oder gar von Verträgen und Steuerunterlagen aller Art will überlegt und organisiert sein. Lesen Sie in den Gesetzen und Verordnungen nach, hier gibt es unterschiedliche Zeitvorgaben für die Aufbewahrungspflicht. Als Unternehmer kennen Sie bestimmt die wichtigsten Aufbewahrungsfristen, diese sind in der Abgabenordnung (AO) und im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt und dokumentiert. Vergessen Sie aber nicht die für Ihre Branche speziell und zusätzlich geltenden Vorschriften und Regelungen bezüglich der Archivierungspflicht von Dokumenten, zusätzlich dürfen Sie auf keinen Fall die Unterlagen der "Selbstverwaltung" des Betriebs, Gesellschftsverträge, Kreditunterlagen, Beschlüsse der Geschäftsleitung, Arbeitsverträge, Lohnunterlagen, Betriebsvereinabrungen, etc. vergessen. Der Gesetzgeber verlangt eine ordentliche und geordnete Aufbewahrung der relevanten Unterlagen. Wie Sie Ihre Dokumente und Daten aufzubewahen haben wird aber nicht vorgeschrieben, aber hat der Gesetzgeber die Anforderungen an die Speicherergebnisse gesetzlich genau festgelegt. Wer hier zwischen den Zeilen liest wird merken, dass der Einsatz einer Hängeregistratur, am besten mit Feuerschutz für Papier, an dieser Stelle eine Art Grundvorraussetzung für die Vorhaltung dieser Dokumente und Akten ist.

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