Dokumentenschränke

Dokumentenschränke dienen, wie der Name schon sagt, der sicheren Aufbewahrung von Dokumenten. Vom Prinzip her sind Dokumentenschränke eine Unterart eines Panzerschranks, der speziell für die Lagerung von Dokumenten und Akten konzipiert wurde. Nicht nur im gewerblichen Bereich sondern auch im privaten Bereich können Dokumentenschränke zum Einsatz kommen. Denkbar ist hier zum Beispiel die Aufbewahrung wertvoller Münz- oder Briefmarkensammlungen. Hauptsächlich kommen Dokumentschränke jedoch im gewerblichen Bereich zur Anwendung, denn der Gesetzgeber verpflichtet zu einer ordnungsgemäßen und sicheren Lagerung von Bilanzen, Steuerunterlagen und Verträgen. Steuerrechtlich relevante Daten müssen beispielsweise mindestens 7 Jahre im Unternehmen aufbewahrt werden.

Aufgrund der Wichtigkeit dieser Unterlagen sollten Dokumentenschränke also nicht nur feuerfest sondern auch diebstahlssicher sein, denn oft sind Dokumente mehr wert als bares Geld und es wird meist erst bei Verlust dieser klar, wie wichtig diese Unterlagen sind. Nicht zuletzt kann die Existenz des Unternehmens davon abhängig sein. Trotzdem sollten Dokumentenschränke für befugte Personen schnell zugänglich sein, denn meist wird mit den gelagerten Unterlagen gearbeitet. Ist der Dokumentenschrank dann nicht leicht zugänglich, können Dokumente die eigentlich in den Schrank gehören auch außerhalb gelagert werden. Aufgrund dieser völlig unterschiedlichen Eigenschaften –hohe Sicherheit und gleichzeitig gute Zugangsmöglichkeit- wird schnell deutlich, wie hoch die Anforderungen an die Hersteller solcher Dokumentenschränke sind. Dementsprechend gibt es die verschiedensten Arten die je nach Wunsch des Kunden den unterschiedlichen Ansprüchen gerecht werden.

Beispiele für die Dokumentenschrank - Gattung

a) Burg Wächter Serie Office Doku

b) iS-Tresore Serie LI

Es werden einwandige und doppelwandige Dokumentenschränke unterschieden. Der einwandige Schrank besitzt nur eine doppelwandige Tür, während beim doppelwandigen Schrank der gesamte Korpus inklusive Tür doppelwandig ist. Folglich bietet dieser ein höheres Maß an Sicherheit für die gelagerten Dokumente. Die verwendeten Materialien bei Dokumentenschränken sind meist Stahl und ähnliche Werkstoffe. Ein hochwertiges Verriegelungssystem in den unterschiedlichsten Varianten garantiert Sicherheit vor unbefugtem Zugriff. So gibt es beispielsweise Schloss-Systeme mit Schlüsseln oder mit Zahlenkombinationen. Für besonders brisante Dokumente empfiehlt sich allerdings ein Dokumentensafe statt eines Dokumentenschranks.