Dokumentenschrank

Ein Dokumentenschrank dient der sicheren und sachgerechten Aufbewahrung von Dokumenten wie beispielweise Rechnungen, Lieferscheinen oder anderer das Unternehmen betreffende Akten. Vom Grundprinzip her ist ein Dokumentenschrank nichts weiter als eine Art Panzerschrank für Akten. Er dient vor allem dazu, die gelagerten Dokumente vor unbefugtem Zugriff oder vor Feuer zu schützen. Ein Dokumentenschrank wird vor allem in Unternehmen eingesetzt, kann aber auch zweckentfremdet für den Privathaushalt genutzt werden. Hier kann er vor allem der sicheren Lagerung von Sammlungen, wie Münz- oder Briefmarkensammlungen die in Albenform vorliegen, genutzt werden.

Hauptsächlich kommt ein Dokumentenschrank aber wie bereits erwähnt in Unternehmen vor. Hier gelten auch besondere Bestimmungen vom Gesetzgeber, welche die Lagerung von Dokumenten betreffen. Zu nennen sind hier vor allem die Datenschutzbestimmungen oder das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich. Beispielweise verpflichtet der Gesetzgeber zu einer ordnungsgemäßen und sicheren Lagerung von Bilanzen, Verträgen und Steuerunterlagen. Steuerlich relevante Dokumente müssen mindestens 7 Jahre im Unternehmen aufbewahrt werden. Dazu ist ein Dokumentenschrank die ideale Lösung.

Ein Dokumentenschrank sollte also neben Diebstahls- bzw. Einbruchschutz auch den Feuerschutz beinhalten. Viele Dokumente bedeuten für ein Unternehmen bares Geld und können bei Verlust dessen Existenz bedrohen. Neben diesen Eigenschaften sollte ein Dokumentenschrank jedoch eine Eigenschaft nicht vernachlässigen: die leichte und unproblematische Zugänglichkeit, denn mit vielen Unterlagen wird meist täglich gearbeitet. Ist der Dokumentenschrank nicht leicht zugänglich, können Unterlagen aufgrund von Bequemlichkeit außerhalb liegen bleiben. Aufgrund dieser völlig unterschiedlichen Eigenschaften – unproblematischer Zugang bei gleichzeitiger hoher Sicherheit – wird schnell klar, dass die Anforderungen an Hersteller von Dokumentschränken besonders hoch sind.

Einen Dokumentenschrank gibt es in der verschiedensten Varianten, je nach Anforderungen des Kunden. Es werden einwandige und doppelwandige Schränke unterschieden. Ein einwandiger Dokumentenschrank ist lediglich mit einer doppelwandigen Tür ausgestattet, während der Rest des Schranks einwandig gestaltet ist. Ein doppelwandiger Dokumentenschrank hingegen ist rundum mit einer Doppelwand gesichert. So bietet diese Schrankart einen noch höheren Schutz.

Beispiele für die Dokumentenschrank - Gattung

a) Burg Wächter Serie Office Doku

b) iS-Tresore Serie Bremen

Die Einstufung von Dokumentenschränken erfolgt nach verschiedenen Sicherheitsstufen, die je nach Sicherheitsnorm Aussagen über Einbruchssicherheit und Feuerschutz treffen. Die bekanntesten Normen sind das VdS- sowie das VDMA-Gützeichen. Diese Gütezeichen erleichtern dem Kunden sowie Versicherungsagenturen die Einstufung. Um diese Gütezeichen zu erhalten muss ein Dokumentenschrank verschiedene Tests erfolgreich überstehen. So wird zum Beispiel ein Einbruchstest durchgeführt. Dabei wird versucht mit Gewalt an die im Innern gelagerten Dokumente zu gelangen. Dabei werden verschiedene Werkzeuge wie Bohrmaschinen oder Trennschleifgeräte benutzt. Auch die neuesten Entwicklungen im Werkzeugbereich, wie Diamantbohrköpfe werden dabei mit in die Tests einbezogen. Der Feuerschutztest oder der sogenannte Braunschweig-Test läuft in zwei Stufen ab. Bei der ersten Stufe wird der Dokumentenschrank bei 1090°C erhitzt. In der zweiten Stufe wird anschließend ein Sturztest aus 9,15m Höhe auf ein Kies- oder Schotterbett durchgeführt. Nach dem Sturztest wird der Dokumentenschrank nochmals auf 840°C erhitzt. Um einen optimalen Schutz der Dokumente zu gewährleisten, darf sich die Temperatur im Inneren des Schranks zu keinem Zeitpunkt um mehr als 150°C ändern, denn Papier beginnt sich ab einer Temperatur von ca. 177°C zu entzünden und die Dokumente wären somit unwiederbringlich zerstört. Dieser Test wird an der Technischen Universität Braunschweig durchgeführt und ist der bekannteste und meistgebräuchlichste Test.