Schlüsselverwaltung

Zum Thema Schlüsselverwaltung gibt es einiges Wichtiges zu sagen, denn wer eine große Anzahl an Schlüsseln zu verwalten und verstauen hat, verliert ganz schnell den Überblick – Abhilfe schafft eine professionelle Schlüsselverwaltung. Bei einer Schlüsselverwaltung handelt es sich meist um eine Datenbank – also Software, die es ermöglicht Schließanlagen fachgerecht zu überblicken und zu verwalten. In der heutigen Zeit darf nicht mehr jeder jeden beliebigen Raum betreten oder jeden Schlüssel besitzen - Vertrauen ist zwar immer gut, jedoch ist Kontrolle besonders in größeren Unternehmen und Konzernen unerlässlich, um unbefugten den Zutritt zu besonderen Räumen zu verwehren.

Die Software zur Schlüsselverwaltung enthält eine Benutzerführung, was den Einsatz und das Bedienen erheblich erleichtert, und so kann das System nach einer Einarbeitungsphase rasch eingesetzt werden. Diese Lösung bietet sich optimal zur Schlüsselverwaltung an, da Effektivität höchste Priorität hat. Je nach Belieben ist es möglich das System individuell an Unternehmensspezifika anzupassen. Die Datenbank läuft auf allen PCs, die Pentium ab 400 Mhz, Microsoft Access für die Version ab dem Jahr 1997 sowie Windows 95 / 98 / Me / 2000 / XP als Betriebssystem installiert haben.

Ob für Schulen, Banken oder öffentliche Anstalten – die Schlüsselverwaltung macht überall da Sinn, wo ein Gros an Schlüsseln verwaltet werden muss. Außerdem kann auf eine lange Zeit hin nicht mit Karteikarten gearbeitet werden, da hierbei schnell die Übersicht über die Schlüssel verloren wird. Mit der modernen Datenbank kann rasch herausgefunden, wer welchen Schlüssel wann entnommen hat und wann dieser wieder zurückgegeben wurde. Besonders im Falle von Diebstählen kann genauer bestimmt werden, wer den Schlüssel für gewisse Räume oder auch Tresore zuletzt in den Händen hielt. Darüber hinaus kann bestimmt werden, welchen Personen überhaupt Schlüssel ausgehändigt werden können oder nicht.

Da das Thema in vielen Unternehmen als leidlich und unangenehm angesehen wird, ist eine Datenbank die perfekte Implementierung, die in jede Firma passt. Sicherlich vertrauen viele Vorgesetzte ihren Mitarbeitern, doch sind negative Vorfälle, wie Diebstähle und Einbrüche nicht selten auf eine unkoordinierte Schlüsselverwaltung zu schieben. Oft werden Prozesse im Unternehmen behindert, da Schlüssel und deren Besitzer nicht auffindbar sind – Zeitverzögerungen und finanzielle Schäden sind wenige Folgen.

Für solche Einbußen wurde die Schlüsselverwaltung als Datenbank entwickelt und besticht meiste durch einfaches Handling und eine ausgefeilte Struktur. Spezielle Programme können sogar Gebäude und Räume abbilden und in die Software integrieren – auf diese Weise ist es ganz einfach möglich, jeder Tür den passenden Schlüssel zuzuordnen – auch bei Tresoren. Ebenso werden Schlüsselübergaben mit diesem System zum Segen jedes Unternehmens, dass einen zahlreichen Schlüsselumlauf zu bewältigen hat. Systeme zur Schlüsselverwaltung werden oft günstig angeboten – so steht der optimalen und effizienten Verwaltung nichts mehr im Weg.

Allerdings können Verwaltungssystem auch ohne Datenbank geregelt werden – meist, wenn wenige Schlüssel im Umlauf sind – so sind Schlüsselschränke mit Zugangsdaten einsehbar und einzelne Schlüssel werden nur denjenigen Personen ausgehändigt, die sich als definiert und berechtigt ausweisen können. Die Schränke verfügen meist über sichere Schlösser – extra Sicherung der einzelnen Schlüssel im Schrank ist eine Selbstverständlichkeit. Jedoch kommen auch diese System nicht ohne moderne Kommunikations-Technologien aus- eine Anbindung an das Intranet ist unverzichtbar.